Fra lyse lokaler tæt på havnen i Svendborg har den ambitiøse fynske iværksættervirksomhed FlexyBox haft stort succes med at udbrede kendskabet til FlexyFitness – deres ”alt-i-én” administrationsløsning til landets fitnesscentre. Hemmeligheden er fokus på kundernes behov og en konstant udvikling og optimering af eksisterende løsninger.
Tekst: Steen Broford / Foto: Saryn Muldrow
Selvom de fleste i branchen kender FlexyBox, som udbyderen af det administrationssystem, som mange fitnesscentre benytter landet over. Ja, så startede historien bag det fynske væksteventyr et helt andet sted.
Det begyndte med bowling
Vi skal helt tilbage til 2002, hvor virksomhedens stifter, Morten Schmidt, etablerede sig med fod under eget bord. Det hele begyndte med, at Morten på daværende tidspunkt arbejdede i et bowlingcenter, hvis managementsystem var håbløst forældet. På det tidspunkt uddannede Morten sig som datamatiker, og opfyldt af den virketrang og det mod på at løse forhåndværende problemer, som kendetegner iværksættere, besluttede han sig for at skabe et system, der bedre kunne håndtere de eksisterende udfordringer.
Det blev hurtigt en success, og interessen spredte sig som ringe i vandet, og snart indgik virksomheden et samarbejde med Steffen Larsen, entreprenør/serieiværksætter. Og i dag leverer FlexyBox deres “alt-i-én” løsning til ca. 95% af de danske bowling- og aktivitetscentre.
Undervejs opstod der et ønske fra bowlingcentrene om også at få tilknyttet nogle af de funktioner, vi kender fra fitnessbranchen, som f.eks. holdbooking og online salg af medlemskaber, til den eksisterende løsning. Ud fra det behov udviklede de et nyt produkt, som henvendte sig målrettet til fitnessbranchen – FlexyFitness.
Fitnessbranchen var da også hurtige til at tage godt imod FlexyFitness, og i dag er der mere end 180 danske fitnesscentre, studier og holdcentre, der benytter sig af systemet.
Vi besøgte virksomheden i hjembyen Svendborg i starten af januar for at høre lidt omkring systemet – og ikke mindst de mange nye muligheder, som det tilbyder.
“Det, som primært differentierer FlexyFitness fra andre systemer, som findes på såvel det danske som det globale marked, er, at det er en komplet ”alt-i-én” løsning,” fortæller Rasmus Østergaard, der er Salg og Marketingschef, og fortsætter: “Det betyder i praksis, at det er muligt at samle alt fra holdstyring, online salg, app, booking, retention og vending til kassesystem, bogføring, vagtplan, løn, rapporter og CRM på ét sted.
Samtidig tilbyder FlexyFitness muligheden for at integrere utroligt mange af de gængse systemer, som fitnesscentrene bruger i dag. Det giver den enkelte udbyder mulighed for at få et bedre overblik og tidsbesparelser i hverdagen, samt ikke mindst nogle unikke rapporteringsmuligheder.”
I dag har virksomheden 29 ansatte, hvoraf 12 er beskæftiget med support, 11 indenfor udviklingen, 4 i administrationen og 2 med salg/marketing.
Netop support-afdelingen er ganske unik, for den består udelukkende af en kombination af IT-supportere og konsulenter med lang erfaring fra fitnessbranchen. Det betyder, at kunderne har mulighed for såvel at få sparring og vejledning i, hvordan man bedst opsætter sit system, og adgang til kompetent support, hvis teknik eller hardware driller, samt ikke mindst kan få input omkring de generelle udfordringer, som kendetegner fitnessbranchen. Denne support er tilgængelig alle dage, hele året rundt fra 06-24. Og som kunde får man tilknyttet sin egen personlige kontaktperson, der har benene solidt plantet i fitnessbranchen.
FlexyBox, her er ledelsen i øjenhøjde og en del af support, udvikling og salg
“Når jeg kort skal beskrive vores virksomhed, plejer jeg at sige, at vi har benene på jorden såvel som fingeren på pulsen,” fortæller Rasmus og fortsætter: “Vi har en flad ledelsesstruktur, og en hverdag hvor der er kort fra tanke til handling. Vi udvikler alting selv og er ikke afhængige af eksterne udviklere eller freelancers.
Vi har en direktør, der brænder for at løse kundernes udfordringer. Han sidder i spidsen af vores udviklingsafdeling, hvor der bliver tænkt i 360 graders løsninger hver gang. Omkring sig har han samlet et hold af innovative frontløbere, der hele tiden er opmærksomme på de nye behov og tendenser, der opstår i en vækstbranche som fitnessbranchen. Det betyder, at vores udviklingsafdeling er ekstremt fleksibel og omstillingsparat, således at hvis der opstår et akut behov i branchen, så kan vi hurtigt følge det til dørs.”
Har været innovative under coronakrisen
Det betyder også, at selv om coronakrisen har været hård, ikke mindst ved fitnessbranchen, så er innovation og udvikling fortsat for uformindsket styrke. Digitale værktøjer er blevet et must, og der skal heller ikke herske tvivl om, at de er kommet for at blive. En udvikling man også har været på forkant med hos FlexyBox. Omkring dette beretter Rasmus:
“Hele vores fundament er baseret på at være opmærksomme på vores kunders nye behov. Det er deres ønsker og behov for nye løsninger, som er drivkraften, der skaber vores udvikling. Så når restriktioner og nedlukninger skaber nye behov, så er det vores fornemmeste opgave at skabe løsninger, der imødekommer udfordringerne. Undervejs i denne periode har det gået utroligt stærkt, og der er gået utallige aften- og weekendtimer til på at udvikle nye digitale muligheder, som f.eks. en integration til streaming, der imødekommer centrenes ønsker om at undgå unødig medlemsflugt ved at kunne tilbyde online holdtræning.”
Men også andre relevante funktioner er, som det kan ses i boksen på herunder, kommet til under krisen.
Derudover har man valgt at investere i 8 nye medarbejdere for at komme styrket ud af krisen og kunne fortsætte væksten, uden at gå på kompromis med kundeservice og de personlige relationer.
Nye funktioner
- Ansigtsgenkendelse
- Offline dørsystem (virker selvom internetforbindelsen er nede)
- ”Genudregn holdplan” og aflys flere hold – essentielt i øjeblikket ift. op- og nedjusteringer ifm. restriktioner
- Streaming af hold på flere forskellige platforme – mulighed for online holdtræning
- Ny app med dørstyring, digitalt fremmøde, integration til exorlive og kropsvægte og meget mere.. (kommer snart)
- 3 nye bogføringsintegrationer
- integration til eGym
- integration til inBody vægte med tilgang af data i app (kommer snart)
- TrainAway (kommer snart)
arbejder man intensivt på at være på forkant med denne udvikling.
Tæt dialog med kunderne
Kundeservice og personlige relationer er væsentlige elementer i virksomhedens succes. Det betyder i praksis, at når man som kunde anskaffer sig løsningen og downloader den app, der kan implementeres på de flestes eksisterende hardware, så bliver man guidet og vejledt allerede fra første dag.
“Som kunde får man fra starten tilknyttet sin egen personlige kontaktperson, som er en af vores fitnesskonsulenter, der kan rådgive ud fra indsigt, og som alle kommer med en baggrund fra fitnessbranchen. Ligesom vi investerer mange timer i oplæring, forstået på den måde, at vi tager kunden i hånden og gennemgår hele processen sammen med dem. Og først når de har den fornødne viden og alt eksisterende data er overført, gennemfører vi sammen med indehaver eller centerchef den efterfølgende oplæring af personalet,“ fortæller Rasmus.
Begejstringen og passionen for at formidle en løsning, der letter kundernes administrative hverdag, fornemmes tydeligt, når man taler med Rasmus Østergaard.Han understreger da også flere gange, at han føler sig privilegeret over, at det, han primært tilbyder, er en løsning, der frigør tid hos hans kunder, så de får flere timer til rådighed til at beskæftige sig mere med det, de brænder aller mest for.
Men alligevel er han også fokuseret på at få formidlet de mange muligheder, som systemet tilbyder, ud til alle kunderne. For det er desværre ikke alle, der benytter sig af alle de indbyggede fordele.
“De fleste af vores kunder benytter de fordele, som er mest åbenlyse i forhold til de behov, der er købt ind efter. Men vi har også en opgave foran os i forhold til at belyse de mange andre muligheder, der er tilgængelige. Vi har f.eks. netop investeret i ekstern software, som kan hjælpe med at såvel monitere og rådgive. Det har vi gjort for netop at sikre, at vores kunder får maksimalt udbytte af systemet.
Derfor opfordrer vi løbende kunderne til at kontakte os og stille spørgsmål udfra egne behov. For det er de specifikke ønsker fra brugerne, som er med til at skabe udviklingen. Man kan sige, at dem, som ringer oftest – tit er dem, der får mest ud af systemet. Og netop relevante spørgsmål kan hjælpe os til at fastholde vores målsætning om hele tiden at gøre tingene smartere og bedre for kunden. Vi har alle fokus på forbedringer, og det er vores styrke,” afslutter Rasmus.
Produkter:
- FlexyFitness – komplet fitness management system:
- CRM, medlemskaber, retention, rykkersystem
- POS, vending, bogføring, opkrævninger, fakturering
- Rapportering, udtræk & dashboard
- Fremmøde/dørsystem
- Personalehåndtering og løn
- Online tilgængelighed, booking, salg, hold, medlemskaber
- Booking kalender til ressourcer, personlig træning, behandling osv.
- FlexyLoyalty – White-label app med booking, salg, tilbud, nyheder, events, exorlive og meget mere
- FlexyPlan – komplet vagtplanssystem, som snakker sammen med holdplanen og diverse lønsystemer
- FlexyInventory – indbygget lagerstyring med integration til vending og POS
- FlexyMedia – signage-skærm system, så man kan styre sine info- og reklameskærme fra ét centralt sted.
Du kan se mere om hvad FlexyBox kan tilbyde her: https://flexybox.com/flexyfitness-booking-system/
