Personlig effektivitet handler om at kende målet med sin indsats og hele tiden vide at man er på rette vej. Hvorimod travlhed ofte blot er at halse afsted med hoved under armen og uden målet for øje.
Hvis du tilhører den sidste katagori,så giver denne artikel dig en række konkrete tips og råd, som kan gøre dig såvel mere effektiv, som produktiv.
Tekst: Thor Wowk Larsen, konsulent / Foto: Shutterstock
“Jeg vil gerne, men jeg har simpelthen for travlt!”
Sådan lyder et svar, som du sikkert har hørt utallige gange. For når man arbejder som sundheds-professionel i fitnessbranchen, er det i hvert fald noget, mange svarer undskyldende, når man spørger ind til deres træning.
Typisk hænger svaret sammen med en erklæring om, at personen altså gerne vil træne mere eller oftere, men lige nu har de ikke tid på grund af familie og arbejde.
Hvornår har du sidst svaret (eller tænkt) det samme?
I min egen hverdag er spørgsmålet “hvordan går det?” efterfulgt af “har du travlt?” noget jeg hører ofte fra både venner, kollegaer og familie. Og indtil for nyligt svarede jeg næsten altid ja uden at tænke over det.
For som de fleste andre voksne danskere har jeg ofte en underliggende og ubevidst fornemmelsen af at have travlt. I vores moderne performance-orienterede samfund kan det virke som om, der nærmest er prestige i at have travlt. Hvem har lyst til at svare nej af frygt for at komme til at lyde håbløst uambitiøs? Forfatteren og ledelsesguruen Simon Sinek, som jeg sætter stor pris på og ofte citerer, har udtalt følgende:
“Working hard for something we don’t care about is called stress.
Simon Sinek
Working hard for something we love is called passion.”
Jeg er selv så privilegeret at have et arbejde, jeg elsker. Og min erfaring fra mange år i fitnessbranchen er, at det samme gør sig gældende for langt de fleste i den. Det hjælper at kunne gå på arbejde og føle, at man er med til at gøre en reel forskel for folk, der bliver sundere, stærkere og mere glade.
Når jeg som konsulent i CMS Denmark taler med centerejere og -ledere oplever jeg ofte, at nogle er så passionerede om alt det, der har med træning at gøre, at det af og til går ud over forretningen. Kærlighed gør blind, som udtrykket hedder. Ser jeg tilbage var jeg selv sådan i mine helt unge år, hvor jeg var så glad for at træne andre, at jeg næsten var ligeglad med, om jeg fik penge for det. I dag er jeg stadig passioneret omkring træningen, men min passion har i høj grad bredt sig til alt det, der har med det forretningsmæssige og strategiske.
Men det er langt fra alle, der er så privilegerede som du og jeg, og det er ikke noget under, at stress hele tiden bliver udråbt til en folkesygdom. Og skulle du være en af de uheldige, der befinder dig i en jobsituation, hvor du hele tiden føler, du knokler og har travlt med noget, du ikke er passioneret omkring, så er det mit bedste råd at starte med at gøre noget ved det.
Selv om Sineks anskuelse indeholder en sandhed, er det en oversimplificeret måde at anskue en kompliceret problemstilling på. Det hjælper naturligvis at have travlt med noget, man elsker, men det betyder desværre ikke, at der ikke er risiko for, at man brænder stearinlyset i begge ender og til sidst brænder ud.
Personlig effektivitet: Har du travlt med det “rigtige”?
Der er dog en anden og endnu mere væsentlig pointe i forhold til spørgsmålet, som jeg gerne vil fokusere på; nemlig spørgsmålet om du har travlt med det “rigtige”?
Når folk spørger mig i dag, om jeg har travlt, svarer jeg kategorisk nej. Det er efterhånden blevet en principsag for mig, uanset hvor lang en to-do-liste jeg har eller hvor mange ubesvarede mails og opkald jeg skal forholde mig til.
Først og fremmest er det mit eget stille Svend Brinkmannske opgør med den travlhedskulturen, men det handler også om, at jeg ikke længere ønsker at se mig selv som et busy fool. En god ven introducerede mig til begrebet, der bedst kan oversættes til et fortravlet fjols. “Og hvad vil det så sige?” tænker du sikkert.
Et busy fool er en person, der forveksler det at have travlt med rent faktisk at være produktiv. Det er en person, der har travlt med at have travlt i stedet for at gøre det, der er vigtigst. Det er en person, der har så travlt med at komme ud over stepperne, at man ikke tager sig tid til at stoppe op og vurdere, om man egentligt er på rette kurs.
“Don’t mistake movement for achievement. It’s easy to get faked out by being busy. The question is: busy doing what?
Jim Rohn
Her er det centrale spørgsmål dog, som den afdøde iværksætter Jim Rohn minder os om: Travlt med at gøre hvad?
Når dine medlemmer eller kunder fortæller dig, at de har for travlt til at træne, ved du godt, at det handler om prioriteringer. Er du sundheds-professionel, kan det være svært at forstå, at andre ikke har deres sundhed som en af de højeste prioriteter. Vi har jo alle de samme 168 timer om ugen, der skal fordeles på X timers søvn, X timers arbejde, X timer med familie og venner osv.
Men som med så mange andre ting er det dog altid nemmere at se andre folks fejl. Når jeg reflekterer over det i dag, indser jeg, at jeg selv har været et fortravlet fjols i store dele af mit liv. Jeg er heldigvis blevet bedre til ikke at falde i jeg-har-travlt-fælden, men det sker desværre stadig af og til og kan nok ikke undgås helt.
I dag forsøger jeg dog at gøre en dyd ud af jævnligt at stoppe op, træde et skridt tilbage og se kritisk på, hvad det er, jeg bruger min tid på. I løbet af de sidste seks år, hvor jeg har arbejdet som selvstændig iværksætter og konsulent, har jeg flere gange oplevet en nærmest religiøs åbenbaring.
En af de situationer, hvor man har indset, at man ikke burde spilde sin tid eller bekymringer på noget eller er blevet introduceret til en smartere måde at gøre tingene på. Du kender det sikkert godt, og hver gang tænker jeg, hvorfor har jeg ikke gjort det noget før?
Personlig effektivitet: Gør det du er bedst til og uddeleger resten
Et eksempel på en af de ting, jeg for længst har besluttet mig for at bruge så lidt tid som muligt på er bogholderi og regnskab. Da jeg for år tilbage startede med at lave personlig træning, lavede jeg alle mine fakturaer i Word og forsøgte selv at holde styr på alt. Den første åbenbaring jeg fik var at benytte Billy’s Billing, hvilket gjorde det tusinde gange nemmere og mere overskueligt.
Den anden store åbenbaring på den front kom da min kompagnon Casper og jeg kørte vores iværksætterprojekt, FitBird, og besluttede at hyre vores første bogholder. Det var noget, vi selv havde gjort, så det at betale en anden for det gjorde lidt ondt i starten, hvor midlerne var små. Det viste sig dog hurtigt at være en af de bedre investeringer, der i sidste ende sparede os for en masse tid og bekymringer.
I dag er det ofte en af de ting, vi anbefaler, når vi mødes med ejere og ledere i fitnessbranchen; at tage et kritisk blik på de opgaver de sidder med og vurdere, om det ikke bedre kan betale sig at uddelegere eller hyre andre til at varetage nogle af dem. Der kan være en stor befrielse i at systematisere og uddelegere de opgaver, man ikke selv er bedst til, selv om det kan virke en smule angstprovokerende at give et ansvarsområde fra sig eller betale penge for noget, man selv plejer at gøre.
Såfremt du er med på præmissen om, at det er en god idé, at du fokuserer på det, du er bedst til, så er det oplagte spørgsmål selvfølgeligt, hvad du bør uddelegere, udlicitere eller sætte i system. Det korte svar er så meget som muligt, men det hjælper dig ikke meget i forhold til at prioritere de mange opgaver, du har i hverdagen.
For nogle år siden var jeg på et ledelseskursus i De 7 Gode Vaner, som du måske kan genkende som navnet på en berømt bog af Stephen R. Covey. Har du ikke læst bogen endnu, kan den varmt anbefales. På kurset blev vi introduceret til den tredje vane, som hedder First Things First eller på dansk: Gør det første først.
First Things First
Personlig effektivitet: Prioriter og få overblik
Du har nok luret, at det handler om at prioritere benhårdt, hvad det er, du har travlt med at bruge din værdifulde tid og mentale båndbredde på. De opgaver, der både er vigtige og haster i kvadrant 1 er uundgåelige og derfor også nødvendige at håndtere. Det nytter ikke noget, at du sidder på dit kontor og skriver en medarbejderhåndbog, der forklarer alle processer i dit fitnesscenter, hvis der ikke er vand i omklædningsrummet.
Det skal gøres med det samme, og med mindre du har andre, der kan løse opgaven bedre og hurtigere, er det dig, det falder tilbage til. Udviser du rettidig omhu, burde den type opgaver dog kunne minimeres. Pointen her er dog, at det er meget få opgaver, der reelt både er super vigtige og haster.
Tager du de kritiske briller på, vil du også indse, at mange af de opgaver, der haster og føles vigtige, nok ikke er det og egentligt falder i kvadrant 3. De opgaver, der ikke er vigtige, men haster kan du med fordel forsøge at undgå ved at uddelegere. Du har med stor sandsynlighed medarbejdere, der sagtens kan håndtere mange e-mails, opkald og møder uden du behøver være involveret. Er det ikke tilfældet, vil du nok være godt tjent med at finde en, så du kan undgå selv at bruge tid på det.
I det fjerde kvadrant ligger alle tidsrøverne, der hverken haster eller skaber nogen værdi. Her har vi den hellige treenighed af Instagram, Facebook og Netflix, som i stigende grad stjæler vores tid og opmærksomhed. Selvfølgeligt kan den slags aktiviteter også bruges til at koble af og være en del af din vigtige afslapningstid. Men der er stor forskel på at træffe et aktivt og bevidst valg om at tage en pause og at sætte tid af til det og ubevidst spilde tid på sjove kattevideoer.
Den sidste og vigtigste kvadrant, som ofte underprioriteres er alle de vigtige opgaver, der ikke haster. I den kategori falder planlægning af din uge, måned og år samt systematisering, uddelegering og udlicitering af opgaver og processer. De sidste tre kan med rette kaldes den hellige treenighed af tidsskabere. Jo bedre du bliver til det, desto mere tid får du også til nogle af de andre essentielle ting, der er vigtige men ikke haster.
Det gælder i høj grad tid til at koble af mentalt, slappe af, tid til selv at træne, være sammen med venner og familie og reflektere over hvad, der egentligt er vigtigt og værdiskabende for dig. Men netop fordi det ikke haster, glemmer vi ofte at sætte tid af til det, hvilket øger risikoen for, at vi har travlt med de forkerte ting og bliver busy fools.
En konkret måde jeg selv anvender for at sikre, at jeg får sat tid af til de opgaver, der er vigtige, men ikke haster er time-blocking. I al sin enkelthed betyder det, at jeg sætter en given mængde tid af i min kalender til en opgave. Nogle gange skyder jeg ved siden af og undervurderer, hvor langt tid noget tager, men langt de fleste gange fungerer det.
Når man ikke sætter tid af til en opgave eller har en stram deadline, vil de fleste nemlig opleve, at en opgave hurtigt ender med at tage længere tid end først antaget. Det observerede en britisk professor Cyril Northcote Parkinson for over 50 år siden og lagde dermed navn til Parkinsons Lov, der siger, at arbejde udvider sig, indtil det udfylder den rådige tid.
Har du ikke sat en begrænset mængde tid af til at løse en opgave, er der derfor stor risiko for, at den kommer til at tage uforholdsmæssigt meget tid i forhold til, hvor meget værdi løsningen af den skaber.
I forlængelse heraf er der et andet trick til personlig effektivitet, som jeg også kan anbefale. Det er 2 minutters-reglen, som stammer fra David Allens bog Getting Things Done. Kort fortalt er ideen med reglen, at du undgår at spilde unødigt tid på en opgave, som du tror, du kan klare hurtigt, men hurtigt bliver “fanget” af.
Målet er kun at bruge 2 minutter, når du skal danne dig overblik i din kalender, organisere opgaver, besvare e-mails og klare små opgaver. Vurderer du, at det vil tage mere end to minutter at løse en opgave eller besvare en besked eller email, kan det bedre betale sig at sætte tid af til at samle til bunke og fokusere på de vigtigste opgaver.
Jeg håber, at du kan drage nytte af nogle af ideerne og forslagene i denne artikel og måske vil bruge to minutter til at sætte tid af i din kalender til de opgaver, der er vigtige, men ikke haster. Det vil være et lille, men vigtigt skridt på vejen til at skabe en god vane, der kan sikre, at du får succes med at nå dine mål og undgår at blive et busy fool.
“ We are what we repeatedly do.
Aristoteles
Excellence, then, its not an act, but a habit.”
Har du svært ved at holde på dine bedste medarbejdere læs mere her
